Архивное хранение документации: особенности и этапы подготовки

Карточки и дела, приказы и зарплатные счета — все документы, которые утратили актуальность, требуют профессионального архивного хранения с предварительной систематизацией и упорядочением. Управленческая документация должна содержаться в безукоризненном, строгом порядке, чтобы в любой момент можно было за несколько минут найти папку с нужной информацией. Это важно для деятельности компаний и организаций, которые не могут полностью утилизировать некоторые бумаги. Профессиональное архивное хранение документов предусматривает организацию их качественной предварительной обработки. Этот процесс включает:

• систематизацию по срокам хранения — для каждого вида документации устанавливается свой;
• обработку по личному составу, по приоритетной деятельности компании;
• переплет;
• оформление.

Документация с истекшими сроками хранения выделяется и утилизируется согласно всем требованиям ГОСТ и нормативам. Систематизация и сортировка — важный этап работы. Но и переплет занимает немало времени, ведь документы будут храниться на протяжении долгого срока. Поэтому и специфика должна быть особенной. Выделяют следующие виды переплета:

• брошюровка — предусматривает использование пружины из металла и пластика, с помощью которой можно объединять целые тома воедино. Этот метод считается одним из самых прогрессивных;
• термопереплет — мягкий или жесткий.

Ранее часто использовался и другой вариант — прошивка. Это надежный архивный переплет, который позволяет оперативно систематизировать предоставленную документацию. В итоге вероятность подмены бумаг просто исключается. Проверенная методика используется и сейчас некоторыми компаниями, которые оказывают услуги по архивному хранению.

Часто руководители коммерческих организаций выбирают и электронную архивацию документов с целью их вечного сохранения на компьютерных носителях. Особенно это актуально для ценных бумаг, данные которых с годами не устаревают. Профессионалы, которые занимаются архивным хранением, работают с документацией любого объема и уровня сложности. Но и расценки зависят от этих параметров. Некоторые компании предлагают логистические услуги по организации доставки документов, которые также включены в оплату. Экспертиза, архивирование оцифровка — поэтапная деятельность позволяет сохранять важные документы на долгие годы.