Переход к электронному обороту документов повышает эффективность работы компании

Внедрение электронного оборота документов – это тренд XXI века. Государственные корпорации и частные фирмы активно инвестируют в собственное развитие. На пути к более эффективным методам ведения работы важно заключить договор с профессионалом. Качественное программное обеспечение решит сразу несколько задач, поэтому на этапе выбора формируют перечень требований. Сформированное техническое задание ляжет в основу внедренного ПО.

Опыт работы решает многое

Первый шаг на пути более эффективной работы с документами – это анализ возможностей потенциального исполнителя. Наличие отзывов клиентов, общее количество успешных выполненных заказов и другие детали дадут пищу для размышлений. Программное обеспечение в базовой комплектации обеспечивает порядок в исходящей и во входящей документации. Сотрудникам не придется тратить время на поиск необходимых бумаг. Достаточно воспользоваться возможностями, которые предлагает ПО. Меньше вопросов будет возникать при взаимодействии с контролирующими органами.

Интуитивно понятный функционал

Программное обеспечение разработано с учетом потребностей современных участников рынка. Достаточно сделать несколько кликов, чтобы получить доступ к справочнику документов, ознакомиться с протоколами совещаний, прочесть кадровую документацию и так далее. Правильно организованный электронный документооборот позволяет заказчику оценить очевидные преимущества системы:

• быстрое создание документов, используя шаблоны;
• опция сканирования документы, применив для этого, например, камеру смартфона;
• быстрое распознавание реквизитов;
• запуск бизнес-процесса, учитывая тип документа;
• наличие мобильного приложения и так далее.

На этапе согласования деталей исполнитель изучит перечень требований заказчика, представив ему проект в формате «под ключ».

Структурирование данных

Система электронного оборота документов создается с учетом потребностей заказчика. Помимо упрощения процесса работы с бумагами, появляется опция работы со структурированными данными. К примеру, компания регистрирует недавно вошедший документ, а потом распознает его. Запускается соответствующий бизнес процесс. Снижается вероятность возникновения ошибок, спровоцированных человеческим фактором. При относительно небольших капиталовложениях заказчик получает стабильно работающее ПО.